Gérer sa comptabilité avec un tableur

Tu es chef d’unité ou trésorier et du en a marre de ne jamais savoir où l’unité en est niveau trésorerie ? Cet article va révolutionner ta mission !

Nous te conseillons de lire cet article si tu ne sais pas encore ce qu’est le Cloud.

7 raisons pour lesquelles faire sa comptabilité dans le cloud est mieux

– Le tableur calcule tout seul, il ne fait pas de ratures.
– Le tableur ne fait pas d’erreur de calcul qui t’oblige à corriger toute une page de calculs ratés.
– Le tableur peut aussi suivre automatiquement tes budgets de camp, faire un compte de résultat, etc.
– Le Cloud permet aussi de travailler hors ligne sur son lieu de camp
– Le Cloud marche aussi sur smartphone
– Tu peux travailler à plusieurs sur la comptabilité
– Ton trésorier peut consulter ta comptabilité quand tu la mets en ligne

Comment créer sa feuille de compta dans le cloud ?

Sur ta feuille de calcul (Excel sur OneDrive, ou Sheet sur Google Drive), crée une page « Journal » ainsi qu’une page « Synthèse ».
En bas de l’article, tu peux trouver une feuille exemple que tu peux aussi simplement recopier.

Dans ton journal fait un tableau avec les informations qui te semblent importantes.

Quelques explications sur les colonnes :

1. Date : date de l’opération (celle qui est marqué sur le ticket de caisse pour les dépenses).
2. Numéro d’opération : chaque opération a un numéro unique à reporter sur les tickets de caisses.
3. Moyen de Paiement : Quel moyen de paiement a été utilisé : N° chèque, CB, espèce ou virement.
4. Description : Quoi et au profit de qui l’opération a été faite.
5. Nature de l’opération : liste déroulante avec les catégorie d’opération (nourriture, transport…). Idéalement, elles suivent le plan comptable de ton association scoute. Le trésorier te bénira pour ça.
6. Montant du débit / crédit : Débit = dépense, crédit = recette
7. Solde : Solde précédant – Débit + Crédit de la ligne
8. Solde de l’unité : Pour chaque ligne : Solde de caisse + Solde de banque. En d’autres mots : combien d’Euros l’unité possède en tout.

Comptabiliser les avances des chefs

Au fil de l’eau des dépenses que les chefs avancent, ajoute les dans ta compta. Précise juste que c’est une avance, que tu rembourseras globalement.
Quand tu les as remboursées, modifie la nature d’opération avec le bon intitulé, précise le moyen de paiement.

Générer la Synthèse

Dans la page « Synthèse », tu va générer un compte de résultat. Les tableurs en ligne ne traitent pas tous le tableau croisé dynamique qui ferait ça en 2 secondes. Alors voici un mode opératoire :

1. Crée deux colonnes : l’une pour les dépenses (compte de classe 6 d’après les PCG), l’autre pour les recettes (classes 7).
2. Liste tous les comptes puis les montants associés. Il y a une formule qui le calcule automatiquement : « SOMME.SI([plage du donnés]; [critère (ta Nature de l’opération)]; [Somme des montants]).
3. Crée une cellule « Résultat » (somme des crédits – somme des débits). Celui-ci doit être égal à ton Solde. (Sinon c’est qu’il y a une erreur…)

Pour te faire gagner du temps

Voici le fichier Google Sheet que j’utilise dans mon unité. Il ne te reste plus qu’à l’adapter à ton groupe.

• Google Sheet