Quels outils pour gérer mon groupe scout ?

Tu as accepté de prendre la tête de groupe scout de ta ville, bravo ! LaToileScoute te présente quelques outils qui vont t’aider dans ta mission.

Les outils ont été classés par catégorie, selon leur fonction.

Pour s’organiser

Scoodle :
Cet outil permet de planifier des rencontres ou faire voter des projets. Par-exemple, tu souhaites planifier un conseil de groupe, mais tu te demandes à quelle date il y aurait le plus de chefs présents. En utilisant Scoodle, tu le sauras rapidement.
Mais ce n’est pas tout, tu peux faire des votes. Par-exemple : « quel sera le thème du weekend de groupe ? Astérix ou Tintin ? »

Un groupe Facebook secret:
Un groupe secret permet de communiquer facilement et rapidement avec l’ensemble des bénévoles du groupe. L’avantage de Facebook, c’est que pratiquement tous les chefs et équipiers possèdent un compte et s’y connectent au moins une fois par jour.

Via ce groupe, tu pourras notamment notifier des gens, créer des sondages, organiser des événements, partager des photos, s’entraider, etc…

Liste de contacts :
Créer une liste de contacts avec les coordonnés de tous les bénévoles va permettre d’ouvrir l’information. Tous les chefs auront les coordonnés de tous les membres de l’équipe de groupe, la communication sera facilitée.

Un espace de stockage :
Un cloud sert à héberger des fichiers sur un serveur. Tous les gens y ayant accès peuvent y modifier ou ajouter des fichiers.

Pour un groupe scout, on peut imaginer diviser le cloud une partie par unité. Chaque unité a alors un espace pour ses fichiers.
Le trésorier aura accès au journal de comptabilité et la secrétaire pourra mettre à jour les coordonnés des jeunes de l’unité.

Cet article parle plus en détail des clouds :

Pour communiquer avec les parents :

Listes de contacts :
Une liste de contacts permet d’envoyer en une fois un mail à un groupe de personne. Ça fait économiser beaucoup de temps !
Tu peux en créer plusieurs : une pour tous les parents, une pour tous les chefs, une par unité, une pour les nouveaux, une pour les donateurs…
Attention à toujours envoyer les mails groupés en CCI (Copie Carbone Invisible), sinon un destinataire malhonnête pourrait récupérer toutes les adresses mails !

Faire une newsletter :
Tu peux aller encore plus loin avec un éditeur de Newsletter comme Mailchimp. Les mails seront beaucoup plus beaux (très professionnels) mais ils seront très long à rédiger et à mettre en forme.
Ce genre de mails peuvent être utiles pour communiquer auprès d’instances plus sérieuses et moins scoutes.

Hébergeur de contenus :
Pour héberger des photos, il y a plusieurs sites gratuits comme Dropbox ou Google Photos. Ils sont généralement gratuits, mais les images sont compressées et en accès libre.
Nous avons fait un article très complet qui présente les différentes solutions :

Pour les vidéos, les hébergeurs les plus connus sont YouTube , DailyMotion ou Vimeo . C’est très pratique pour héberger les rétrospectives de camp.

A chaque fois que tu héberges des photos ou vidéos sur l’Internet, fais très attention à restreindre l’accès aux personnes possédant le lien.

Pour communiquer en externe :

Communiquer en externe, c’est à dire communiquer auprès des familles du groupe, mais aussi du public.
Pour cela, il y a plusieurs manière de faire. Certain groupes préfèrent un site web, d’autre un groupe Facebook privé (pour les jeunes, parents et amis) ou une page FB. Toutes ces solutions sont bonnes à condition d’y publier régulièrement des actualités.

Un site internet :
Un site internet permet de communiquer essentiellement avec les gens ne connaissant absolument pas le scoutisme.
Pour t’aider à créer ton site, voici un article :

Une page Facebook publique :
Sur cette page Facebook, publie régulièrement les actualités des unités accompagné de jolies photos. Les parents qui suivent la page auront ainsi les nouvelles. Les publications en plus d’atteindre les parents ou jeunes du groupe, vont aussi atteindre les gens susceptibles de les aimer. C’est à dire toutes les personnes qui pourraient éventuellement devenir chef ou inscrire leur enfant dans le groupe.

Un groupe Facebook privé :
En début d’année, ajoute à ce groupe les nouveaux parents, les jeunes des branches aînées et les amis du groupes. Sur ce groupe tu peux publier davantage de choses que sur une page publiques. En effet, le grand public n’y a pas accès !

Conseil, si tu publies les actualités sur le groupe FB, ne le fait pas sur la page, sinon ça fera un peu doublon.

Avant de publier des photos sur Facebook ou sur le site de ton groupe, nous te recommandons de lire cet article qui résume les bonnes pratiques :